Předem upozorňuji, že GTD je pouze jedna z mnoha metod pro zlepšení produktivity a kvality života. Nicméně je to také ta nejpoužívanější a nejčastěji skloňovaná.
Určitě to znáte. Každý den znamená několik (nebo desítky) nových úkolů, které je potřeba zvládnout jak v práci, tak v soukromém životě. Ať už se jedná o přípravu pracovního projektu, nebo nákup potravin po cestě domů. Každý tento úkol nosíte v hlavě a jste nuceni mu rezervovat určitou část svého vědomí. Buď máte dobrou paměť, nebo prostě často na některé věci zapomínáte. Nebo jste pokročili do fáze, kdy si některé úkoly (pravděpodobně ty pracovní) společně s daty schůzek zapisujete do kalendáře či nějakého zápisníku.
S metodou GTD můžete zajít ještě dále. Jejím cílem je vyházet všechny starosti ven z hlavy. Přesunout je jinam, aby vaše mysl mohla v klidu vytvářet brilantní plody vaší práce a aby váš život získal řád, díky kterému budete mít více volného času a mnohem méně starostí. Protože pokud jste zahlceni přemýšlením kdy, kde, jak a co udělat, nezbývá moc prostoru pro kreativitu.
Popisovat zde celou metodu by vydalo na mnoho samostatných článků a hlavně by šlo o nošení dříví do lesa. Proto vám doporučím server Mít vše hotovo, kde najdete všechny potřebné informace. A také knihu Mít vše hotovo od autora této metody Davida Allena, kterou vydalo v českém překladu nakladatelství Melvil.
V rámci přípravy článku jsem poprosila o krátký rozhovor Petra Máru, který je velkým propagátorem metody GTD a samozvaným „productivity loverem“.
Petře, jsi kromě jiných aktivit považován i za evangelistu metody GTD. Představ si člověka, který má rád svou dezorganizaci a tvrdí, že takové věci nepotřebuje. Že by mu to jen přidělávalo práci. Jaká by byla tvá první "propagační" slova?
Zcela upřímně? Asi bych ho u toho nechal :) Já osobně vnímám GTD jako řešení pro lidi, kteří jsou ve stresu, mají hodně práce a především chtějí svůj stav řešit, zlepšit. Čili mají nějakou potřebu. Implementovat GTD do života je už tak relativně náročná věc, že vnitřní motivace je klíčem k úspěchu.
Kdyby si svůj problém uvědomoval, asi bych se snažil zdůraznit hlavní výhody GTD, které z mého hlediska jsou:
- člověk ví, co dělá a nedělá, čili minimalizuje situace, kdy “hasí požáry”
- člověk díky GTD získá perspektivu nad svým časem, nebo možná přesněji řečeno nad svými prioritami
- a v neposlední řadě si díky GTD uvědomí, kolik času mu denně bere zcela běžné vyrušování (emaily, telefony, facebook), které je podle mě největším problémem dnešní doby, se kterým si většina z nás neví rady.
Vím o tobě, že v současnosti používáš program Things, který je pro Mac OS a iPhone. Jaká je tvoje historie aplikací na správu úkolů? Používal jsi někdy nějakou online službu?
Přiznám se, že ne. Mým primárním inboxem je iPhone a jakmile mě něco napadne, poznamenám si to do něj. Následně potřebuji tyhle myšlenky a poznámky synchronizovat s počítačem a v tomto směru u mě vedou Things jako jednoduchá a přitom funkční aplikace. Z hlediska synchronizace mají tvůrci ještě co dohánět, ale z hlediska UI je to skvělé řešení. Osobně bych byl schopen data pomocí internetu synchronizovat, ale zatím jsem se nedostal do stavu, kdy bych úkoly spravoval jen přes webový prohlížeč. Asi to trochu souvisí s provázaností Things a Mac OS X, kde je např. velmi jednoduché spárovat úkoly s emaily apod.
V rámci práce v týmu mám velmi dobrou zkušenost s basecamphq.com, ale pro osobní správu to pro mě není. Z historického hlediska jsem zkoušel především OmniFocus, což je skvělá aplikace, kterou ale vnímám chvílemi jako kontraproduktivní, díky svým širokým možnostem.
Nikdy jsem nebyl schopen své úkoly řešit v rámci papírové metody, a přestože papír strašně rád používám na poznámky nebo myšlenkové mapy, počítač je tím primárním nástrojem pro třídění úkolů a jejich zpracování.
Jaké jiné metody jsou ti blízké, a považuješ je za efektivní?
Zen to done se mi moc líbí a v podstatě vše, co směřuje k minimalismu a zjednodušení. V dnešní době se na nás valí neuvěřitelné množství informací a potřebujeme především jednoduché postupy, abychom to zvládli. Naštěstí jsem už “vyrostl” z pokusů najít nejlepší GTD aplikaci a z potřeby stále zkoušet nové programy. Je úplně jedno, co člověk používá, ale jde o to, aby ta metoda či aplikace zjednodušila život a minimalizovala stres. V tomhle směru je mi minimalismus hrozně blízký. Prostě soustředit se na to klíčové, dělat primárně věci, které rezonují s mými hodnotami a zbytečně si nepřidělávat práci hloupostmi. To samozřejmě souvisí i s tím, co všechno člověk nakupuje vs. co vše vlastně potřebuje. Není to jednoduché a je to cesta na celý život, ale dává smysl.
Co bys doporučil čtenářům, kteří mají chuť přejít k vyšší produktivitě, ale obávají se přílišné složitosti? Jaké první kroky by měli udělat?
Ať hledají metodu, která odpovídá jejich charakteru, jejich stylu práce a zkoušejí se změnit postupně. Každá metoda je o návycích, o změně sebe sama. A to nelze ze dne na den. To je dlouhá cesta a nemá smysl někam pospíchat. Zvolte si jeden návyk, který vám přijde rozumný a po měsíci či dvou, až si jej osvojíte, se posuňte k dalšímu. Z mé zkušenosti si např. řada lidí z GTD vezme jen 20-30% toho, co jim dává smysl a zjednoduší život. A to je podle mě absolutně v pořádku.
Keep it simple :)
A nyní zpět k aplikacím
Pokud GTD zjednodušíme až na dřeň, jedná se o následující postup:
- Dostaňte všechny záležitosti ze své hlavy a někam je zaznamenejte
- Zpracujte je (zda, kdy, jak, s kým a jak dlouho je budete řešit), rozplánujte je
- Přehledně je zorganizujte
- Pravidelně kontrolujte
- … a spokojeně (beze stresu) vykonávejte
V tomto článku se zaměříme na všechna elektronická „někam“, tedy na nástroje, které při organizaci našeho života můžeme používat. Ani já ještě nepoužívám GTD na 100% a považuji se za „nadšeného amatéra“. Proto vím, že tuhle metodu nelze aplikovat přes noc. Projdeme tedy nejzajímavější pomocníky se správou úkolů od těch nejjednodušších po detailněji propracované, které najdete v příštím díle.
Upozorňuji, že můj výběr musíte považovat za subjektivní, protože jsem pro účely tohoto článku vyzkoušela mnohem víc služeb, než kolik vám jsem schopna nabídnout. Ale pouze některé prošly mým sítem použitelnosti, přehlednosti a aplikovatelnosti. Každý uživatel ale oceňuje jiné vlastnosti a vyžaduje jiné možnosti, nemluvě o nárocích na design.
Pokud s mým výběrem nebudete spokojeni, respektive v něm nenajdete žádnou službu, která by plně vyhovovala vašim potřebám, doporučuji tento seznam 116 GTD aplikací. Jsou zde nejen online služby, ale i desktopové a mobilní aplikace. Přeji příjemný lov a hlavně příjemnější a klidnější život. Věřte, že to jde.
Remindr
Velmi jednoduchá a praktická služba. Remindr nepotřebuje žádnou registraci, ani složité plánování. Stačí napsat úkol, zvolit čas a vybrat si, zda chcete dostat upozornění na Twitter, mail nebo Jabber. A samozřejmě kliknout na velké tlačítko Thanks!, které tu zastupuje termín „Odeslat“. S jakoukoliv metodou produktivity to má pramálo společného, ale je to šikovné, rychlé a roztomilé. Co si budeme povídat – naposílala jsem si víc kousků, než bylo pro tvorbu tohoto článku potřeba.
Task.fm
První, co na Task.fm zaujme, je příjemný design. Při registraci dostanete na výběr ze dvou možností – pokud zvolíte variantu zdarma, budete ve zkratce ochuzeni o vytváření úkolů pomocí sms a telefonního hovoru (kdo by to používal?) a budete také limitováni pěti sms nebo volanými upomínkami. E-mail a Twitter jsou neomezeny. Placená verze stojí 4 dolary měsíčně a je bez reklam.
Task.fm je hodně podobné službě Remindr . Vytvoříte úkol, připojíte tagy, nastavíte datum a čas, zvolíte formu upomínky a případně jak dlouho před zvoleným časem chcete upomínku dostat. Díky registraci máte ale navíc přehled o vytvořených úkolech a ty můžete také delegovat jiným osobám ve vytvořeném adresáři. Přehledná služba s jednoduchým ovládáním. Kvalitu trochu snižují problémy s diakritikou v obdržených upomínkách (na stránce samotné diakritika funguje v pořádku).
TeuxDeux
Služba TeuxDeux je přímo vzorem čisté a prosté jednoduchosti. Možná bych ji až přirovnala k blogovací službě txt.io. Ale v jednoduchosti je krása a možná někoho z vás osloví.
Po rychlém vytvoření účtu, který je zdarma, přidáváte úkoly k jednotlivým dnům. V základním náhledu máte následujících pět dní, včetně dneška, které můžete posouvat oběma směry. Úkoly můžete přenášet myší a k dispozici máte také položku „Someday“, tedy „Někdy/Kdykoliv“. Ta je velmi užitečná u úkolů či informací, které nepotřebujete udělat hned, či v určitém termínu, ale chcete je udržovat v povědomí.
Nic víc, nic míň. Čistý design, jednoduchost, zdarma, žádná mobilní verze. Pokud tedy nepotřebujete do začátku žádné složité plánování a stačí vám pouze online seznam úkolů, možná je TeuxDeux pro vás.
Tagaabo
Tagaabo vybočuje z řady to-do služeb svým primárním zaměřením. Jedná se o spíše o deník, možnost zapisovat a ukládat útržky ze života. Můžete tedy v časové linii sledovat cokoliv, co potřebujete. Což je vlastně také součástí metody GTD – kontrola vývoje a pokroku v jakémkoliv projektu, či cíli, který máte. Když k tomu připočteme možnost nastavení data, kdy má být položka hotova, a možnost tagování , můžeme Tagaabo směle zařadit mezi zajímavé služby, kterým je potřeba věnovat pozornost. Pokud se vám líbí, doporučuji také článek na firemním blogu, kde najdete přehledný návod, jak přizpůsobit Tagaabo potřebám GTD.
Google Tasks
Pokud patříte k aktivním uživatelům Google služeb a používáte mail ve webovém prostředí, můžete vyzkoušet i službu Google Tasks, neboli Úkoly, které jsou zabudované přímo v Gmailu. Výhodou je funkční provázanost s příchozí poštou. Velká část úkolů se během dne logicky vynořuje z příchozí pošty. V Gmailu stačí kliknout na Další akce a Přidat do úkolů. Tasks se zobrazí v podobě vyskakovacího okna a jako nadpis úkolu automaticky vytvoří předmět mailu. Což lze měnit. K dispozici máte u každého úkolu datum a poznámku, úkoly můžete třídit do různých seznamů. Položky lze vkládat i samostatně, nezávisle na e-mailu.
Úkoly najdete i v kalendáři (pod položkou Vytvořit událost). Kromě toho, že se vám tedy po prvním použití objeví samy v kalendáři, můžete s nimi po kliknutí pracovat jako s postranní lištou, která se zobrazí na pravé straně stránky.
Google Tasks mají rozšíření pro Firefox (v podobě GTDInbox) i Chrome a jsou využitelné i v mobilní podobě. Pokud používáte iGoogle, můžete si přidat gadget.
Dnes jsme se podívali na několik jednoduchých úkolovníků. V příštím díle trochu přitlačíme na pilu a zaměříme se na méně i více propracované programy, které již těží z některých GTD postupů. Pokud jste doposud používali metodu „mám vše v hlavě“, zkuste do příště použít například službu TeuxDeux. Uvidíte, že přenechání starostí s tím, co všechno nesmíte zapomenout, někomu/něčemu jinému je velmi povznášející. Pokud si ale nezapomenete onen úkol zapsat …
